Un échantillon approuvé indique à une usine ce que l’acheteur aime. Il n’indique pas, à lui seul, à l’atelier de production ce qu’il doit reproduire. Entre l’échantillon et l’expédition, il y a des lots de cuir distincts, un jour de coupe différent, un opérateur différent sur la ligne de couture et souvent un deuxième fournisseur de doublure ou de fil. Chacun de ces éléments est une chance pour le portefeuille de dériver d’une manière qu’aucune photographie ne peut capturer. Le contrôle qui empêche la dérive est une spécification écrite tirée de l'échantillon approuvé, plus une pièce retenue que les deux parties conservent.
La pièce approuvée est scellée, signée et datée et devient la référence de la commande. Deux exemplaires sont conservés, un à l'usine et un chez l'acheteur, et chacun porte le même numéro de révision que le visuel et la fiche technique. La fiche technique qui l'accompagne enregistre les éléments qui ne peuvent être jugés à l'œil nu :
Cuir : nom de l'article, tannerie, épaisseur en millimètres et état, afin qu'un lot ultérieur puisse être comparé plutôt que décrit
·Doublure et entoilage : matière, grammage et code couleur
· Fil : type de fibre, taille et numéro de couleur du fil, car une demi-différence de teinte est visible par rapport au cuir naturel
·Matériel : finition, couleur du placage et force de fermeture d'un bouton-pression lorsqu'un bouton-pression est utilisé
· Densité de points : points par pouce sur le dessus, les bords et les lignes décoratives, qui contrôlent à la fois l'apparence et la résistance.
·Traitement des bords : peints, pliés ou brunis, et le nombre de couches où le bord est peint
·Dimensions : fermé et ouvert, avec la plage de tolérance convenue pour un matériau souple plutôt que copié à partir de produits rigides
·Marquages : position du logo, profondeur de gaufrage et placement de l'étiquette
